Der Josefstag macht auf die Situation benachteiligter Jugendlicher und die wichtige Arbeit in den kirchlichen Einrichtungen der Jugendsozialarbeit aufmerksam. Um eine möglichst große Außenwirkung zu erzielen, haben wir nachfolgend einige Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufgeführt.

Bei weiteren Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter: josefstag[at]bdkj.de, Telefon 0211 / 46 93-164.

Pressearbeit

Journalistinnen und Journalisten sind wichtige Informations- und Meinungsvermittler. Damit Ihre Veranstaltung eine öffentliche Wirkung erzielt, informieren Sie die regionalen Zeitungen und Rundfunkstationen im Vorfeld über Ihre Veranstaltung. Zusätzlich können Sie einen Nachbericht verschicken.

Unterstützung?

Falls Sie keine eigenen Ressourcen für Öffentlichkeitsarbeit haben, prüfen Sie doch, ob es jemanden gibt, der Ihnen bei der Pressearbeit helfen kann. Die bischöfliche Pressestelle, entsprechende Referenten/-innen beim zuständigen Träger, beim BDKJ, der örtliche Gemeindeverband der Kirchen… Kooperationen ergeben häufig Sinn und erleichtern die Arbeit.

Vorankündigung, Einladung und Nachbericht

Um Ihre Veranstaltung anzukündigen, versenden Sie ein bis zwei Wochen zuvor eine Einladung oder Pressemitteilung an die Redaktionen der regionalen Presse und Rundfunkanstalten mit allen wichtigen Angaben zur Veranstaltung (Ablauf der Veranstaltung, Ort und Zeit, Ansprechpartner für die Presse). Nach Möglichkeit können Sie auch eine Pressemappe mit Informationen über Ihre Einrichtung verschicken.

Um sich in Erinnerung zu rufen, empfiehlt es sich, die Redaktionen durch einen Anruf oder durch eine weitere kurze Pressemitteilung vor der Veranstaltung noch einmal zu kontaktierten. So erfahren Sie, ob und welche Pressevertreter planen, Ihre Einrichtung am Josefstag zu besuchen. Oder ob die Redaktionen an einem Nachbericht interessiert sind.

Versenden Sie noch am Veranstaltungstag, spätestens aber am Folgetag, eine Pressemitteilung zu Ihrer Josefstags-Aktion. Fügen Sie Ihrer E-Mail ein Foto der Veranstaltung hinzu und verweisen Sie darauf, dass Sie bei Bedarf gerne weitere zuschicken können.

Eine Pressemitteilung schreiben

Layout einer Pressemitteilung

• Briefkopf des Herausgebers
• Das Wort "Pressemitteilung" muss vorkommen.
• Den verantwortlichen Verfasser bzw. die verantwortliche Verfasserin angeben (das ist im Sinne des Presserechts immer eine reale Person - kein Projekt, kein Träger).
• Schreiben Sie nach Möglichkeit nicht mehr als eine Seite. Nummerieren Sie bei mehrseitigen Pressemitteilungen die Seiten und verweisen auf die Folgeseite (Briefkopf auf den Folgeseiten nicht vergessen).
• Lassen Sie einen breiten Rand für Anmerkungen der Redaktionen.
• Achten Sie auf eine gut lesbare Darstellung
• Unbedingt eine Handynummer eines/einer Zuständigen angeben, damit die Redaktionen schnell nachfragen können.
• Versenden Sie das Dokument als Word-Datei

Inhalt einer Pressemitteilung

In einer Pressemitteilung stehen die wichtigsten Informationen am Anfang, Hintergrundinformationen am Ende. So stellen Sie sicher, dass die Journalisten alle relevanten Informationen zuerst lesen. Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext, sondern informiert sachlich und neutral über geplante oder bereits gelaufene Veranstaltungen. Vermeiden Sie daher stark wertende Formulierungen.

Eine Pressemitteilung ist also wie folgt aufgebaut:

• Schlagzeile /Überschrift
• ggf. eine zweite Schlagzeile zur näheren Erläuterung
• einen ersten Absatz mit den wichtigsten Informationen:
• Beantworten Sie hier die sechs W-Fragen: Wer? - Was? - Wann? - Wo? - Warum? - Wie?
• weiterführende Informationen in kurzen, prägnanten Sätzen. Hier können Sie auch Zitate einflechten (in der Regel nur eine Person, höchstens zwei Personen zitieren, bei Personen ist der Vor- und Zuname zu nennen)
• allgemeine Hinweise zur Kampagne und zum Träger der Veranstaltung, ggf. ein Verweis auf Ihre Homepage mit weiteren Informationen und Bildern

Presseverteiler

Für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit am Josefstag knüpfen Sie am besten im Vorfeld persönliche Kontakte zu Redakteurinnen und Redakteuren. Es ist durchaus möglich, die (Chef-)Redakteure der Lokalzeitungen, Kirchenzeitungen und Rundfunkstationen telefonisch zu kontaktieren und auf den Josefstag und die damit verbundene Veranstaltung aufmerksam zu machen. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Einrichtung oder Ihr Träger bereits über einen eigenen Presseverteiler verfügt oder entsprechende Kontakte in die Redaktionen bestehen.

Vergessen Sie auf keinen Fall Ihre Kooperationspartner über die Veranstaltung zu informieren (Stadt, Kirche, Gemeinde, Stadtteil…). Auch diese Menschen sollten wissen, was bei Ihnen Gutes passiert.

Pressemappen

Zu Ihrer Aktion am Josefstag können Sie auch Pressemappen bereitstellen. Diese kann in Papierform erstellt werden, oder als digitale Pressemappe zum Beispiel auf einem USB-Stick oder einer CD. In eine Pressemappe gehören in der Regel folgende Dokumente:

• Deckblatt mit Namen, Logo, Ort und Zeitpunkt der Veranstaltung
• Pressemitteilung und weitere Information zum Josefstag, zum Beispiel der Flyer
• Hintergrundinformationen zur Aktion und Ihrer Einrichtung

Pressebetreuung

Erkundigen Sie sich im Vorfeld bei den Redaktionen und den Journalisten aus Ihrem Verteiler, welche Pressevertreter/-innen Ihre Einrichtung am Josefstag besuchen wollen. In der Regel steht dies einige Tage im Voraus fest. Bestimmen Sie eine/n Verantwortliche/n, der/die am Josefstag die Presse empfängt und betreut, ein kurzes Gespräch mit Ihren Besuchern und einigen Jugendlichen oder Mitarbeiter/-innen vermittelt und etwas Zeit für Fotos mit einplant.

Wichtig ist es auch, am Abend des Veranstaltungstages (bis 20 Uhr) für telefonische Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Online-Kommunikation

Wichtige Zielgruppen erreichen Sie über Online- Medien. Deshalb ist es ratsam, dass Sie auch diese Medien für den Josefstag nutzen.

Eigene Homepage

• Zeigen Sie Ihr Mitmachen beim Josefstag zum Beispiel dadurch, dass sie das Logo auf die Startseite setzen. Diese finden Sie zum Download hier.
• Setzen Sie die Ankündigung und den Nachbericht mit Fotos auf Ihre Webseite

Eintrag auf anderen Seiten

• Partner*innen: Animieren Sie Ihre Besucher+innen, ebenfalls auf den Josefstag hinzuweisen.
• Soziale Netzwerke: Vor allem für junge Zielgruppen sind soziale Netzwerke ein natürlicher Lebensraum. Falls Sie eine Seite mit Ihrer Einrichtung haben, kündigen Sie den Josefstag auch hier an oder animieren Sie andere dazu, über den Josefstag und Ihre Veranstaltung zu posten.
• Der Josefstag bei facebook: Klicken Sie auf unserer facebook-Seite auf „Gefällt mir“ und teilen Sie Neuigkeiten, Bilder…  ⇒ facebook.com/josefstag
• Veranstaltungsseiten / Kalender: Sollten Sie eine öffentliche Veranstaltung planen, sind lokale und regionale Veranstaltungsseiten und -kalender gute Multiplikations-Mittel